Política de Tratamiento de Datos

Políticas de Tratamiento y Procedimiento de Protección de Datos Personales

El derecho fundamental al Habeas Data tiene por objeto garantizar a los Titulares de los datos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se les dan a sus datos personales.

En este sentido, el derecho a la protección de datos personales otorga al Titular facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización.

En este contexto, el objeto de este documento consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de Responsables del Tratamiento de Datos Personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 y en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

Estas Políticas abarcan los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, así como las demás normas complementarias y las diversas decisiones y circulares proferidas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema.

Las personas naturales y jurídicas, proveedores, clientes y otros, que se encuentren relacionados en nuestra base de datos es porque han manifestado su voluntad de manera libre, expresa, están informados y permiten el tratamiento de sus datos personales para las finalidades autorizadas por la normatividad vigente.

Información del Responsable del Tratamiento de Datos:

CONGLOMERADO TECNICO COLOMBIANO S.A.S. “CONTECSA S.A.S”
NIT. 802.005.436-1
DIRECCIÓN: CRA. 53 # 82 – 220
TELEFONOS: 3579898
CORREO: contecsa.gerencia@hotmail.com

 CONTENIDO:

1. Legislación Aplicable, Ámbito de Aplicación, Base de Datos y Objeto.
2. Definiciones.
3. Principios para el tratamiento de datos personales.
4. Derechos del titular de los datos personales tratados.
5. Deberes de CONTECSA S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales.
6. Procedimiento para el ejercicio del Derecho al “Habeas Data”.
7. Autorización, Finalidad, Forma y Revocatoria.
8. Aviso de Privacidad de la información tratada.
9. Seguridad de la Información
10. Designación Función de Protección
11. Vigencia

 

ANEXO 1: Autorización para el tratamiento de datos personales.

ANEXO 2: Aviso de Privacidad (VER).

1. LEGISLACIÓN APLICABLE.

Este documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”, Decreto Único 1074 de 2015, Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, capitulo 26, Registro Nacional de Bases de Datos.

A estas Políticas le serán aplicables todas las demás normas, decretos y circulares que complementen o sustituyan las anteriores.

AMBITO DE APLICACIÓN. Este documento se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje CONTECSA S.A.S  de personas naturales, jurídicas, proveedores, clientes, otros.

BASE DE DATOS: Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a la base(s) de datos que maneja la empresa y que será registrada de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que “Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio”, cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización  hasta el cese de las operaciones de la sociedad.

OBJETO:  Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un “Manual Interno de políticas y Procedimientos” para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos.

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CONTECSA S.A.S, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.

2. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

1. Autorización: Consentimiento previo, libre y expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular;
7. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;
13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos;

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por CONTECSA S.A.S  en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por CONTECSA S.A.S  debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CONTECSA S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CONTECSA S.A.S, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

4. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS TRATADOS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CONTECSA S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CONTECSA S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento;
3. Ser informado por CONTECSA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. CONTECSA S.A.S mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en estas Políticas, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.

5. DEBERES DE CONTECSA S.A COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

CONTECSA S.A.S  tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos.

En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, CONTECSA S.A.S  se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
5. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
6. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
7. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
8. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
9. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012;
10. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
11. Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.
12. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
13. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
15. Designar a un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL “HABEAS DATA”.

DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, CONTECSA S.A.S  garantizará el derecho de acceso a los datos personales a través de medios electrónicos, previa acreditación de la identidad del Titular o poder de su representante.

Dicho acceso deberá ofrecerse de forma gratuita, sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, CONTECSA S.A.S  garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales CONTECSA S.A garantiza habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RECLAMOS: De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

2013. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2014. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra CONTECSA S.A.S, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
2015. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
2016. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a CONTECSA S.A.S   la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

• Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

1. El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
2. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. Por estipulación a favor de otro o para otro.
4. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

• La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por CONTECSA S.A.S señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

PARÁGRAFO PRIMERO:

RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

CONTECSA S.A.S  tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

CONTECSA S.A.S  tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

CONTECSA S.A.S  podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

Cada vez que CONTECSA S.A.S  ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

PARÁGRAFO SEGUNDO:

SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CONTECSA S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

2013. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2014. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
2015. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

PARÁGRAFO TERCERO:

EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CONTECSA S.A.S.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, CONTECSA S.A.S  debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

7. AUTORIZACION, FORMA Y REVOCATORIA

AUTORIZACIÓN: CONTECSA S.A.S en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización expresa e informada de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

• Para contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales, jurídicas, proveedores, otros; con quienes tiene o ha tenido relación, a fin de comunicar información relacionada con el desarrollo del objeto social de la empresa;
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control, así como trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
• Para la atención y cumplimiento de requerimientos judiciales, administrativos;
• Para invitar a eventos y/o programas de CONTECSA S.A.S.
• Para realizar actualización de datos.

Finalidades Específicas del Tratamiento de Datos Personales de Nuestros Empleados:

• Para administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
• Para desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de CONTECSA S.A.S, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
• Para realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
• Para contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
• Para Informar sobre actividades de formación, actualización y práctica para el cumplimiento de las pautas y metas de CONTECSA S.A.S.
• Para notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
• Para Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
• Para Informar sobre actividades de formación, actualización y práctica para el cumplimiento de las pautas y metas de CONTECSA S.A.S.
• Planificar actividades empresariales;

Finalidades Específicas del Tratamiento de Datos de Proveedores:

• Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;
• Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
• Para hacer el registro en los sistemas de CONTECSA S.A.S.;
• Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados por CONTECSA S.A.S;

Finalidades Específicas del Tratamiento de Datos Personales de nuestros Accionistas:

• Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de CONTECSA S.A.S;
• Para el pago de dividendos;
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:

En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido CONTECSA S.A.S para la recolección y tratamiento de datos personales.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos.

El formato para la autorización será elaborado por CONTECSA S.A.S  y será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013. Con el procedimiento de autorización consentido se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales; que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por CONTECSA S.A.S.

Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN:

CONTECSA S.A.S  adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CONTECSA S.A.S deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

8. AVISO DE PRIVACIDAD:

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, los responsables deberán informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.

A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo;
3. Los derechos que le asisten al Titular;
4. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente.

En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

1. No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

CONTECSA S.A.S  conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, CONTECSA S.A.S  podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CONTECSA S.A.S  adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

CONTECSA S.A.S  mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

10. DESIGNACIÓN FUNCIÓN DE PROTECCIÓN:

CONTECSA S.A.S   designa al área de Compras o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

CONTECSA S.A.S  designa a Luis Fernando Navarro como responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

11. VIGENCIA:

La presente Política está rigiendo desde el 05 de Noviembre de 2018.